الدرس الخامس : نظم وإجراءات المدفوعات بشيكات

·       نظم المدفوعات بشيكات

الدفع بشيكات - موقع المحاسب

       يحكم المدفوعات بشيكات في الشركة النظم الآتية:-

1. يحظر تحرير شيكات لحاملها أو توقيع شيكات على بياض بل تكون باسم المستفيد فقط, ويشطب لأمره ولا تسلم إلا بموجب تفويض معتمد.

2. يرفق بالشيك عند تقديمه للتوقيع جميع المستندات المؤيدة للصرف ومؤشر عليها بما يفيد المراجعة.

3. يتعين التحقيق من وجود رصيد قائم وقابل للسحب في البنك في تاريخ استحقاق الشيك وهذا من مسئولية المحاسب.

4. يقوم المحاسب بالتوقيع على المستندات المرفقة بما يفيد السداد حتى لا يتكرر استخدامها مرة أخرى.

5. يكون حق التوقيع على الشيكات من اختصاص المدير العام أو من يتم تفويضه ويلزم إخطار البنوك المتعامل معها بأسماء الأفراد الذين لهم حق التوقيع.

6. لا يتم استخراج شيك بدل فاقد إلا بعد أخذ الإحتياطيات اللازمة مع البنك بواسطة المدير العام ثم يفوضه بمعاملة جديدة وفقا لنظم المدفوعات المذكورة أنفا مع التأكد من عدم ازدواج القيد المحاسبي.

7. في حالة إلغاء بعض الشيكات بعد تحريرها لأي سبب يجب إرفاق الشيك بالكعب الثابت بالدفتر ووضع علامة لاغي على الشيك وعلي كعب الشيك.

8. يتم إعداد سجل لدفاتر الشيكات غير المستعملة على أن تحفظ الدفاتر ذاتها لدى المحاسب أو من يفوضه.

9. في حالة فقد دفتر شيكات غير مستعملة يجب فوراً إيقاف التعامل مع هذا الحساب وإعلام البنك بذلك.

·       إجراءات المدفوعات بشيكات

    يتم دفع المستحقات بشيكات في الشركة وفقا للإجراءات الآتية:-

1. يتم مراجعة المستندات المؤيدة للصرف مراجعة حسابية و مستندية بمعرفة المحاسب.

2. يتم تحرير الشيك وتقديمه للمحاسب للتأشير ثم للتوقيع من المدير العام.

3. بعد التوقيع على الشيك يتم تقديمه للمستفيد بعد قيامه بالتوقيع على طلب الصرف بما يفيد استلام الشيك.

4. يقوم المحاسب بعمل كشف تفريغ يومي بالشيكات الصادرة على أن يوضح الكشف اسم المستفيد الصادر له الشيك ومبلغ الشيك ورقمه وتاريخ استحقاقه وسبب صرف الشيك ويقوم المحاسب المختص بقسم الحسابات بالتسجيل بالدفاتر.

5.     يتم التأشير على جميع المستندات المرفقة بالشيك بما يفيد استخراج الشيك حتى لا يعاد استخدامها مرة أخرى بواسطة المحاسب المختص ثم يختم بالختم الذي يفيد ذلك.